Fatture: digitalizzazione di documenti che dimostrino una pista di controllo affidabile

Documenti che stabiliscono una pista di controllo affidabile devono essere conservata per 6 anni su supporto di carta o elettronico, indipendentemente dalla loro forma originale, a discrezione dell'azienda. Un recente decreto ha dichiarato i termini di digitalizzazione dei documenti preparati su carta.

Così, dal 1° febbraio 2016, il trasferimento di questi documenti a un supporto informatico deve essere effettuato condizioni che garantiscano la riproduzione identica. Il documento deve essere la copia dell'immagine originale e del contenuto. I colori possono essere riprodotte identici, specialmente in caso di istituzione di un codice di colore. Tecnicamente, una volta digitalizzati, devono essere tenuti sotto formato PDF con firma elettronica, almeno per la protezione a livello di archivio generale (RGS) una stella. Inoltre, il documento è valido se si rivela qualsiasi aggiunta, nota o informazione che sarebbe sono stati annotati sul documento cartaceo. E in caso di modifica o correzione dei dati del documento scansionato, solo il documento corretto e analizzati nuovamente è ammesso. ^ER

Promemoria

In regime di IVA le fatture devono essere conservate nella loro originale forma (cartacea o elettronica) e conservati per 6 anni dalla data della loro istituzione, da parte della società emittente e la società beneficiaria. Durante questo periodo, le aziende devono assicurare l'autenticità dell'origine, l'integrità del contenuto e la leggibilità di queste fatture.

Per effettuare questa operazione, quando la fattura viene inviata in forma cartacea o in formato elettronico senza ricorrere alla firma elettronica qualificata o un messaggio strutturato secondo standard concordati tra le parti, l'azienda attua documentate e controlli permanenti per stabilire un itinerario di controllo affidabile tra le fatture emesse o ricevute e la consegna delle merci o la fornitura di servizi che le basi. Così è incorporazione di quei controlli che sono coperti dalle nuove procedure per la scansione.