Il gestore di posta in arrivo

Gestire una casella è, in linea di principio, molto semplice mail. Basta trattarla come una cassetta postale fisica: aperto ogni giorno, prelevamento la mail che contiene per prendere conoscenza, sbarazzarsi del prospetto che ingombra di esso e poi, una volta svuotate, chiuderlo.

Nel mondo di box digitali, questo significa associare se stessi guardando la sua casella di posta elettronica, vale a dire due o tre volte al giorno massimo, per trattare sistematicamente tutte le email che è arrivato nella posta in arrivo immediatamente dopo essere stato informato dei loro contenuti (da apertura o scoprendo il loro scopo):-se sono senza interessi (pub (, alcune newsletter, virale scherzo...), deve rimuoverli; - che chiamano un'azione semplice e veloce, che è un'azione o una risposta sostenendo non più di 5 o 10 minuti del nostro tempo, per trattare con loro in seguito (e controllarli); - Infine, se sono solo informative e non chiamando alcuna azione (in genere il famoso "cc"), quindi si prega di leggere ancora una volta, di controllarli.

Sul concetto di archiviazione, sono possibili diversi approcci. Il primo è utilizzare la funzione omonima offre la maggior parte degli strumenti di posta elettronica. Quest'ipotesi, una volta archiviata, il messaggio sarà trasferito dalla posta in arrivo uno spazio di archiviazione singola. Il secondo approccio è quello di creare le directory tematiche (cliente, anno, aree geografiche, prodotti...) e poi è trascinare e rilasciare l'email una volta elaborati. Qui l'implementazione è più noioso, ma le e-mail 'archiviate' sono facilitate.

Limitare la quantità di email in arrivo

La maggior parte delle e-mail ricevute ogni giorno sono inutile, quando non sono indesiderati. Limitare il numero è così vantaggioso. In primo luogo, dovrebbe essere a cancellazione newsletters che non guardiamo mai. Quindi, si consiglia di attivare il sistema di posta elettronica indesiderata. Infine, non dovremmo esitare a implementare filtri che consentono di elaborare automaticamente un messaggio in base al mittente o il suo scopo. Secondo il prescelto i criteri di ordinamento, e-mail possono essere attivate, ad esempio, in una directory di «cliente» o nel Cestino.

Una volta che le mail semplice sono state trattate, poi eliminate o archiviate, deve rimanere nella posta in arrivo come messaggi di posta elettronica che non possono essere elaborati immediatamente. Può essere una richiesta complessa (long o operazione che coinvolge la mobilizzazione di altre persone) o, per esempio, il promemoria di un appuntamento importante (codice per una videoconferenza in 3 giorni, termine per lavoro...).

Qui ancora, anche se è importante posta, che li "hanging out" nella posta in arrivo non è la soluzione migliore. Quest'ultimo non deve diventare una "to-do list". Si consiglia di conservare queste email importanti in una directory dedicata e impostare un promemoria tramite uno strumento specifico come un'agenda elettronica, ad esempio.

Qui si deve osservare che il numero di gestione della posta elettronica, come ad esempio Outlook, integrare questo tipo di funzione e ci permettono di associare un avviso e-mail archiviati in una directory (inviando un messaggio a un termine fissato da ricordare trattare la posta elettronica).