Gestire il troppo pieno di messaggi di posta elettronica

Secondo un recente studio pubblicato da American ferma Radicati, non meno di 120 e-mail avrebbe luogo, ogni giorno, nelle nostre caselle di posta elettronica professionale. Peggio ancora, secondo Adobe, abbiamo sistematicamente, in media, più di 5 ore a leggere, di classificarli o rispondere. Un flusso ininterrotto di email che l'adozione di buone pratiche e l'aiuto di alcuni strumenti possono, fortunatamente, aiutiamo.

Prendetevi il tempo per rivedere la

Solo per immergere se stessi nella sua casella di posta per trovare che molti (non vuol dire la stragrande maggioranza) le email che, ogni giorno, per non riuscire hanno molto poco interesse professionale. È pertanto opportuno implementare sfilate per "strutturalmente" limitare il numero. In primo luogo, se è possibile agire sulla fonte, fare per non perdere. Si consiglia di eliminare le sottoscrizioni alle newsletter che, in definitiva, non beneficia o invitando alcuni collaboratori o partner, per fare più sistematicamente ci ha messo in copia di tutti i loro scambi.

Sorta di organizzare

Questo naturalmente non è sufficiente. Inoltre, è necessario fare affidamento su strumenti che sono associati con la maggior parte degli strumenti di messaggistica elettronica di ordinamento. Lo scopo è di analizzare la posta elettronica in arrivo tenendo conto di una delle sue caratteristiche come, ad esempio, suono mittente, i destinatari o anche un termine contenuto nel relativo 'oggetto'. Una volta il criterio di ordinamento ordine, resta da definire una regola di elaborazione. Il posteriore si applica automaticamente, tra l'altro, per attuare il trasferimento di e-mail in una directory dedicata o collaboratore, assegnerà un attributo visivo per indicare l'importanza e l'urgenza del trattamento o, più semplicemente, di inviarlo al cestino senza alcuna forma di prova. Per creare le regole di ordinamento, Gmail gli utenti dovranno utilizzare la 'lettura' e 'filtri e indirizzi bloccati' dal menu 'impostazioni'. Tali Outlook dovrà andare al menu ' file/Gestisci regole e avvisi/nuova regola'. L'implementazione di queste regole consente, ad esempio «ranger» in dedicato directory tutti i messaggi una volta che essi sono stati letti, o quelli che siamo indirizzati copia (di cui si può presumere che non richiedono trattamenti speciali o urgenti).

E collage?

Questi stessi utenti di Outlook hanno un sistema di 'intelligente' tri chiamato collage. Una volta attivato, questo strumento crea una directory omonimo in cui Inoltra posta elettronica in arrivo che "ritiene" senza interessi. Per forgiare il suo giudizio, il sistema si basa sulle nostre abitudini di consultazione. Così, sarà scomparire dal nostro e-mail di caselle di posta che abbiamo mai aperto, e che noi stiamo affrontati dal mittente stesso. Lo stesso trattamento verrà inviato per email inviate nella priorità bassa. Ma attenzione, lo strumento non è infallibile. Dovrebbe essere così, regolarmente, per esaminare il contenuto della directory collage. E nel caso dove una mail sarebbe sono stati accidentalmente spostata lì, è necessario ri - trasferire nella posta in arrivo, altrimenti la prossima e-mail dallo stesso mittente probabilmente subiranno la stessa sorte.